Wat betekent AI in SharePoint voor jou?

We horen het overal: AI in SharePoint, Copilot, slimme content. Maar wat betekent dat nu concreet voor jouw dagelijkse werk? En hoe begin je er vandaag al mee, zonder te wachten op de volgende update?

Voor mij is het vooral een kans om slimmer te werken met wat we al hebben. AI in SharePoint is geen toverstaf, maar een slimme helper die je content beter vindbaar, bruikbaar en actueel maakt. Denk aan documenten die zichzelf voorzien van de juiste metadata, antwoorden die verschijnen terwijl je nog aan het typen bent, en inzichten die je helpen om sneller de juiste beslissingen te nemen. De echte meerwaarde ontstaat als technologie en menselijk inzicht samenwerken. AI kan patronen ontdekken, maar jij weet wat er echt toe doet in jouw organisatie.

Waarom AI in SharePoint?

AI in SharePoint is ontworpen om je te helpen je inhoud te beheren, te organiseren en er meer waarde uit te halen. Het maakt je bestanden, pagina’s en sites ‘copilot-gereed’, zodat je slimmer kunt werken. De belangrijkste mogelijkheden zijn:

  • Inhoud die gereed is voor AI: SharePoint-inhoud wordt automatisch verrijkt en georganiseerd voor betrouwbare Copilot-reacties.
  • Moeiteloos beheer: Houdt je intranet proactief actueel door verouderde pagina’s te markeren, verbroken koppelingen te herstellen en verbeteringen voor te stellen.
  • Natuurlijke taal: Activeer acties, automatiseer werkstromen en krijg antwoorden met behulp van eenvoudige gespreksprompts.
  • Op rollen gebaseerde intelligentie: Past zich aan jouw context aan, of je nu sitebeheerder, inhoudsbeheerder, maker of consument bent.

AI in SharePoint is bedoeld voor iedereen die werkt met SharePoint: van IT-beheerders en consultants tot eindgebruikers.

Kernmogelijkheden van AI in SharePoint

1. Werken met bestanden

  • Vragen stellen over inhoud: Krijg direct, contextbewuste antwoorden van je bestanden, pagina’s of sites.
  • Bestanden samenvatten met AI: Genereer snel samenvattingen om de belangrijkste punten te begrijpen.
  • Bestanden vergelijken met AI: Bekijk de verschillen en overeenkomsten tussen documenten.
  • Audiooverzichten genereren met AI: Luister naar door AI gegenereerde samenvattingen van je content.
  • Veelgestelde vragen genereren: Maak secties met FAQ’s op basis van je inhoud.

2. Bibliotheken organiseren en automatiseren

  • Kolommen voor automatisch invullen: Maak kolommen op basis van bestandsinhoud om documenten te filteren, groeperen en beheren.
  • Werkstromen automatiseren: Gebruik informatie uit bestandsinhoud om regels en workflows in te richten.
  • Weergaven maken: Creëer bibliotheekweergaven die gebruikmaken van beschikbare metadata.

3. Pagina’s en sites maken en verbeteren

  • SharePoint-sites verbeteren met AI: Los verbroken koppelingen op, markeer verouderde pagina’s en vul inhoudsgaten op.
  • Pagina’s, secties en FAQ’s maken met AI: Bouw aantrekkelijke pagina’s met behulp van natuurlijke taal en sjablonen.
  • Pagina’s verfijnen met ontwerpideeën: Ontvang AI-suggesties om je pagina’s te optimaliseren.
  • Schrijven en herschrijven met AI: Stel inhoud op, bewerk en optimaliseer met AI-hulp.

Aan de slag met AI in SharePoint

Vereisten

  • Je organisatie moet zijn ingeschreven voor de AI in SharePoint Public Preview (op tenant- of siteniveau).
  • Je hebt een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.
  • IT-beheerders moeten AI in SharePoint inschakelen via PowerShell.

Stappen voor IT-beheerders

  1. Installeer de nieuwste SharePoint Online Management Shell:
   Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
   Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
  1. Schakel AI in SharePoint in voor je tenant of specifieke sites:
   Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
   Set-SPOTenant -AIScope AllSites

Of voor specifieke sites:

   Set-SPOTenant -AIScope IncludeSelectedSites
   Set-SPOTenant -AISelectedSitesList @("https://contoso.sharepoint.com/sites/site1")
  1. Controleer de configuratie:
   Get-SPOTenant | Select-Object AIScope, AISelectedSitesList

Stappen voor eindgebruikers

  1. Gebruik de zwevende knop: Deze knop verschijnt in de rechterbenedenhoek van SharePoint-pagina’s en biedt toegang tot alle AI-functies.
  2. Stel vragen: Gebruik natuurlijke taal om informatie uit je content te halen.
  3. Organiseer je bibliotheek: Laat AI kolommen, weergaven en regels voorstellen.
  4. Verbeter je site: Laat AI verbroken koppelingen herstellen en verouderde inhoud markeren.

Praktische toepassingen en tips

Voor sitebeheerders

  • Verbeter deze site: Detecteer verouderde pagina’s, herstel verbroken koppelingen en vul inhoudsgaten op.
  • Automatiseer werkstromen: Stel regels in voor het archiveren of verplaatsen van bestanden op basis van metadata.

Voor inhoudsbeheerders

  • Organiseer deze bibliotheek: Laat AI kolommen en weergaven voorstellen op basis van je content.
  • Maak nieuwe weergaven: Groepeer en filter bestanden op een logische manier.

Voor makers van inhoud

  • Maak pagina’s/FAQ’s met AI: Gebruik AI-sjablonen om snel professionele pagina’s te bouwen.
  • Schrijf en herschrijf met AI: Laat AI helpen bij het opstellen en optimaliseren van teksten.

Voor gebruikers van inhoud

  • Stel een vraag: Zoek antwoorden in natuurlijke taal.
  • Samenvat deze pagina: Krijg een overzicht van de belangrijkste punten.

Valkuilen en best practices

  • Begin klein: Test AI in SharePoint eerst op een beperkt aantal sites.
  • Train je team: Zorg dat gebruikers weten hoe ze de zwevende knop en AI-functies kunnen gebruiken.
  • Monitor de resultaten: Evalueer hoe AI je content organiseert en pas indelingen aan waar nodig.
  • Governance: Stel richtlijnen op voor het gebruik van AI gegenereerde metadata en weergaven.

Conclusie: De toekomst is nu

AI in SharePoint is geen toekomstmuziek, maar een tool die je vandaag al kunt inzetten om efficiënter en effectiever te werken. Door slim gebruik te maken van de beschikbare functies, organiseer je content beter, vind je sneller informatie en automatiseer je routineklussen. De eerste stappen zet je nu – zonder te hoeven wachten op updates.

Hoe zie jij het? Is AI in SharePoint voor jou een ver-weg-functie of juist een kans om slimmer te werken?

Bronnen en meer informatie:

Wil je aan de slag met AI in SharePoint of heb je vragen over de implementatie? Neem gerust contact op!

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.