We kennen het allemaal wel, het is tijd voor de vergadering en we lopen met z’n allen naar de vergaderruimte met de laptop onder de arm (of met een berg papier en de laptop als dienblad). Eenmaal in de vergaderruimte moeten we eerst even bijkletsen en installeren voordat we kunnen beginnen. HDMI kabel in de laptop, PowerPoint op het scherm, inbellen in de meeting en gaan!
Nu we thuiswerken zal het een stuk minder voorkomen maar toch blijft bovenstaande toch echt de werkelijkheid. Dit zou toch efficiënter moeten kunnen en zeker met de oplossingen die Teams Room ons bieden.
Het deelnemen aan een vergadering via een Teams Rooms ruimte werkt anders dan dat we gewend zijn. De ruimte zelf kan namelijk inbellen op de vergadering en de camera, microfoon en speaker zorgen ervoor dat we de laptop eigenlijk niet meer nodig hebben. Toch worden altijd nog laptops meegenomen in de meeting en blijft de standaard dat we deze via HDMI verbinden met het scherm. Dat we hiermee de hele Teams Rooms oplossing buiten spel zetten is vaak niet anders. Een andere werkwijze kennen we namelijk niet.
Companion-apparaten
We hebben dus al een ruimte met Teams Rooms en we hebben de laptop, tablet of smartphone bij ons met de Teams applicatie erop. In plaats van de traditionele HDMI kabel gaan we nu de stap maken naar het gebruik van Teams Rooms zoals Microsoft dit bedacht heeft. We gaan onze devices gebruiken om in te bellen en media te delen. Je gebruikt je apparaat als Companion-apparaat in de meeting. De Rooms installatie blijft hierbij de basis waar iedereen hetzelfde ziet. Companion-apparaten zijn dus niets anders dan persoonlijke (laptop, tablet of smartphones) die je joint in een teams meeting. De Teams Room en je device zullen automatisch herkennen dat je al in de ruimte bent. Dit gebeurt via Proximity join. Op basis van netwerk en bluetooth wordt je apparaat herkend en zullen automatisch je webcam en microfoon uitgezet worden.
Je eigen apparaat kan je hierdoor gebruiken om in de teams meeting een PowerPoint, video of whiteboard te delen. Dit laatste leg ik later uit in een andere blog. Maar hoe werkt het delen van media in een meeting vanaf je laptop? Wat er in feite gebeurd is dat je je eigen laptop alleen gebruikt om de PowerPoint te delen in de Teams meeting. Op het scherm van de vergaderruimte zal je zien dat deze automatisch wordt omgezet naar de presentatie modus.
Zit je in een ruimte met een Teams Rooms opzet, dan zal de weergave automatisch omschakelen naar de “Front Row weergave”.
De front row
zijn alle personen die ingebeld zijn vanaf een externe locatie via Teams. Deze weergave is sinds kort de nieuwe basis voor Teams Rooms en wordt bij het delen van media automatisch toegepast in de Teams Rooms ruimte. De traditionele opzet waarbij iedereen aan een lange tafel zit is volgens Microsoft voorbij. Met front row en iedereen gericht richting het scherm, worden de mensen vanaf externe locaties meer betrokken bij de meeting. Ook heeft iedereen hierdoor dezelfde weergave dus kijken wel allemaal naar hetzelfde scherm!
Maar nu terug naar de companion-apparaten, de laptop, tablet of telefoon is hierdoor nog maar een hulpmiddel bij de meeting en is niet meer het apparaat waar je achter zit. Ben je al volledig gemigreerd naar de cloud? Dan heb je natuurlijk alle bestanden uit SharePoint en OneDrive op alle devices bij de hand. Een presentatie delen in een meeting kan daardoor ook makkelijk vanaf je mobiele telefoon! Het meeslepen van je laptop is hierdoor niet meer nodig.
In een volgende blog neem ik je mee in de proximity join, content camera en mogelijkheden om devices te koppelen in 1 sessie.
Meer informatie kan je vinden op:
Microsoft Teams-ruimten | Oplossingen voor bellen en vergaderruimten
en
Hybride werken is gearriveerd. Ben je er klaar voor? (microsoft.com)